lees meer
Eindhoven, maart 2009 – Heijltjes Advocaten te Heilig Landstichting was al enige tijd op zoek naar de mogelijkheid om over te stappen op digitaal dicteren. Voorwaarde was dat de oplossing kon werken in een Terminal Server omgeving en dat advocaten ook buiten kantoor zouden kunnen dicteren.
De eerste kennismaking met het team van dFlow was het begin van een prettige samenwerking. Een samenwerking die uiteindelijk geleid heeft tot een gestroomlijnde digitale dicteeromgeving, waarin snelheid, werkverdeling, locatie- en tijdonafhankelijk werken de hoofdrol spelen.
Pilot
Paula Buijs licht toe: ‘met analoog dicteren liepen we tegen een aantal factoren aan, die we dachten te kunnen oplossen met digitaal dicteren. Dat bleek een probleem omdat wij met Terminal Servers werken. dFlow had met het systeem nFlow daarvoor de oplossing. Doordat we deze oplossing graag eerst wilden testen voordat er een definitieve keuze gemaakt zou worden, is gekozen voor een ‘pilot’. Hiervoor werden 4 testgebruikers aangesteld, te weten 2 advocaten en 2 secretaresses. Na een eerste projectoverleg werden alle partijen door dFlow middels een projectplanning op de hoogte gebracht van de activiteiten, de data en de doelstellingen. Samen met de systeembeheerder van Heijltjes Advocaten werd de technische omgeving neergezet, waarna een 1 op 1 gebruikerstraining volgde. Na 30 dagen testen is tijdens het evaluatiegesprek, waarbij alle voors- en tegens van de gebruikers besproken zijn, besloten nFlow digitaal dicteren kantoorbreed uit te rollen.
Dicteren in een Terminal Server omgeving
De 11 advocaten, 1 juridisch medewerker en 9 secretaresses zijn inmiddels uitgerust met de benodigde hardware van Philips (Philips SpeechMikes en PocketMemo’s) en de dicteer- en uitwerksoftware van nFlow en hebben de advocaten de mogelijkheid gekregen onderweg te dicteren met een mobiele pocketmemo. Daarnaast is de mogelijkheid ingericht om te dicteren met de reeds aanwezige HTC toestellen, waardoor mobiel dicteren met de PDA in de toekomst een efficiënt verlengstuk kan zijn. Paula Buijs licht toe: ‘de verwachting was dat het voor de advocaten lastig zou kunnen zijn om te wennen, dat is meegevallen. Voor de secretaresses verwachtten we een soepele overgang en dat klopte ook. Gezien de soepele overgang en de snelle acceptatie bevelen we dFlow en het product nFlow ook aan andere juridische kantoren aan’.
‘Digitaal dicteren betekent voor ons: snelle overdracht en de mogelijkheid om op afstand te werken voor de advocaten, kwaliteitverbetering voor de secretaresses en voor het management een beter overzicht over de werkdruk en werkverdeling’, aldus mevrouw Paula Buijs van Heijltjes Advocaten.
Klik hier voor het referentieverslag>>