De informatie die advocatenkantoren in huis hebben, en dan gaat het zowel om de gestructureerde als ongestructureerde data, moet gemakkelijkker toegankelijk worden gemaakt,’ verklaart Directeur Juul Leijnse. “Kennismanagement staat aan de basis van het functioneren van het kantoor en de keuze voor een documentmanagementsysteem (DMS) is dus een belangrijke. Immers: kennis moet gedeeld kunnen worden en iedereen moet snel binnen de documenten de informatie kunnen vinden.’

Op zoek …
Leijnse, voorheen werkzaam bij Clip Consultants en een Nederlandse implementatie partner voor DMS, CRM en digitaal dicteersystemen, oriënteerde zich op DMS-markt, 'Om tot de conclusie te komen dat er voor het midden en kleinsegment in de advocatuur geen betaalbaar Nederlandstalig systeem aanwezig was. Na een uitgebreide pakketselectie met duitse en engelstalige softwaresystemen liepen we telkens tegen een aantal beperkingen aan. Van integratie met Office-toepassingen, was nauwelijks sprake, agendeer faciliteiten van inkomende documenten  was niet mogelijk. Etc etc.'
Leijnse en zijn collega’s gingen op zoek naar een ander pakket. 'De randvoorwaarden waren, nederlandstalig, betaalbaare oplossing voor de middelgrote en kleinere kantoren, integratie met bestaande administratieve systemen. Contacten werden gelegd met VDD IQware', vertelt Leijnse.

Stabiliteit en functionaliteit staan voorop …
VDD IQware was op dat moment bezig een oplossing op het gebied van documentmanagement te ontwikkelen: Hyarchis.Net, een Enterprise Content Management systeem met als bouwstenen; Document Management en Workflow Management, gebaseerd op het .Net Framework. Na uitgebreid overleg werd besloten om direct rekening te houden met de wensen van dFlow. Bovendien kende iedereen inmiddels de medewerkers van VDD IQware en dFlow en waren we uiterst tevreden over de samenwerking die beide bedrijven leverde.

Gemak …
'We besloten één-op-één op  te gaan met de ontwikkeling; dat leek ons op dat moment de beste oplossing', aldus Leijnse.

Leijnse is uitermate tevreden over het pakket, met name vanwege de stabiliteit en het technisch beheergemak. Maar ook als het gaat om de eenvoudige gebruikstoepassingen, archiefmodule en de e-mailoplossing.

Waarom kennismanagement?
Wij vragen aan Leijnse 'waarom kennismanagment?' In advocatenkantoren is kennis zichtbaar in mensen, processen en systemen. Een analyse hiervan geeft een goed beeld van hoe er met kennis wordt omgegaan. kennisstrategie bestaat uit: kennisborging, kennisdistributie, kenniscreatie, kenniscombinatie en kennisdispositie.
In het kader van kennismanagement is het voor Juridisch nederland belangrijk om goed voor ogen te krijgen welke kennis en kennisgebieden er in huis zijn. Bovendien wordt het delen van kennis (die zowel in de hoofden als in documenten aanwezig is) steeds bedrijfskritischer.